Qué hacer con los remitos y facturas del campo para que no se pierdan.
El papel es la prueba del gasto, y se pierde porque se guarda para después. Qué papeles importan, para quién y cómo dejarlos registrados en el momento.
En corto
Los remitos y facturas los pide el contador, las guías el traslado, los romaneos el comprador y los certificados la inspección. Se pierden porque quedan en la guantera para pasarlos después. Una foto en el momento, con el gasto anotado y la foto guardada junto a él, resuelve el problema.
Todo gasto del campo deja un papel, y casi todos terminan en el mismo lugar, la guantera de la camioneta, una caja en la oficina o el bolsillo de una campera. Hasta que el contador los pide a fin de mes y falta la mitad.
Qué papeles importan, y para quién
- Remitos y facturas, para el contador. Son los que respaldan el gasto. Sin ellos, el gasto no existe para los números ni para los impuestos.
- Guías y DTe, para el traslado. Si la hacienda se mueve sin el papel en regla, el problema aparece en la ruta.
- Romaneos, para el comprador. El romaneo de la esquila es el que después se compara con la liquidación.
- Certificados y análisis, para la inspección. Si la lana es certificada, la inspección pide los registros de todo el año.
Por qué se pierden
Se pierden porque se guardan para después. El remito de la veterinaria se deja en el auto para pasarlo a la planilla el fin de semana, y el fin de semana hay otra cosa. Cuando por fin se carga, falta el dato del campo al que iba o el rubro, y alguien tiene que adivinar.
Una foto en el momento
La forma más simple es no dejarlo para después. Una foto del remito apenas se recibe, y que esa foto ya sea el registro del gasto, con el proveedor, lo que se compró, el monto, la fecha, el rubro y el campo.
Lo importante es que la foto quede guardada con el gasto. El día que el contador pregunte por un monto, el papel está ahí, al lado del número.
Lo que conviene revisar antes de confirmar
- Que el monto sea el total, no un subtotal.
- Que el rubro sea el correcto. Una vacuna es veterinaria; el alambre, mantenimiento.
- Que vaya al campo correcto, si tiene más de uno.
- Que no esté cargado dos veces. Pasa más de lo que parece cuando el mismo remito llega por foto y por mail.
Si lleva su campo en KONDOR, la próxima vez que reciba un remito, mándele la foto a KONDOR. Lee el papel entero, le propone el rubro y el campo, y no le pregunta lo que el papel ya dice. Sáquele una foto al último remito que tenga en la camioneta.
Escrita por Mateo Pautasso Cavanagh, fundador de KONDOR.